POP

Muitas empresas se guiam através do POP, Procedimentos Operacionais Padrões, para garantir que normas de trabalho sejam seguidas à risca.

Quando empreendedores fazem uso desse tipo de formulário em suas empresas, eles seguem um conjunto de ‘POPs’, que nada mais é do que um manual de procedimentos, que garante os mesmos resultados independente de quem realiza determinada tarefa.

Na maioria dos empreendimentos, a realidade é que o gerenciamento dos mesmos se dá através de tarefas comuns, rotineiras, que são tão importantes que acabam se tornando pilares da empresa. Portanto, documentar essas atividades é tão importante.

Ok. Mas como e quando eu devo usar os POPs?

Primeiramente, é preciso entender que toda organização, em qualquer fase de seu desenvolvimento, se encontra em um constante contexto de limitação de recursos. Seja em relação aos recursos financeiros, ao tempo de entrega de uma proposta, ou até mesmo no tamanho da equipe que está envolvida em cada setor.

Assim, a necessidade da decisão sobre a utilização do Procedimento Operacional Padrão (POP) deve seguir uma ordem de prioridades, assim como qualquer outra dentro do funcionamento de uma companhia, correto?

Os aspectos necessários para definir as tarefas que precisam de Padrões, são

  1. Qualidade
  2. Entrega
  3. Custo
  4. Moral da Equipe
  5. Segurança, Saúde e Meio Ambiente

Para que esses padrões sejam de fato introduzidos, deve-se priorizar aqueles com impacto direto sobre os processos que estão ligados, diretamente, a pelo menos uma destas dimensões, tarefas críticas, como são denominadas.

Quando identifica-se as principais entregas de cada setor no dia-a-dia de uma empresa, a decisão em relação à necessidade de um procedimento operacional padronizado, se torna um processo bem mais fácil.

Para simplificar a decisão, é possível utilizar algumas questões direcionadoras:

  • Qual(is) o(s) principal(ais) produto(s) deste departamento/processo?
  • Que características ele precisa conter em relação ao custo, ao prazo de entrega, à qualidade?
  • De que forma é garantido o alcance dessas características?

Ao responder as perguntas acima, você consegue definir quais os padrões necessários. Mas que tipo de informações um padrão deve conter? Há um modelo único e ideal para qualquer tipo de empresa?

A resposta é ‘não’.

De uma forma geral, não há um único modelo que atenda todo tipo de empresa nem todo tipo de equipe.

Cada empresa, por mais que seja parecida quanto aos seus serviços ou organização, é única e precisa identificar o modelo de padrão que se mostra mais eficiente na hora de orientar sua equipe. Não é necessário adotar modelos complexos, pouco práticos ou burocráticos demais.

Por isso, você deve criar um padrão de processos único e específico para a sua empresa. Personalização é a palavra chave.

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